Z pewnością wybór właściwej kasy fiskalnej należy do najważniejszych zagadnień, dotyczących przedsiębiorców, którzy muszą rejestrować obrót za pomocą tego typu technologii. Jednak sam zakup urządzenia nie oznacza jeszcze dopełnienia formalności. Aby zaistniała możliwość prowadzenia ewidencji sprzedaży wedle obowiązujących przepisów, kasę trzeba najpierw zafiskalizować. Na czym polega ta procedura?

Dystrybutor, model urządzenia i droga nabycia

Choć omawiane przez nas kwestie dotyczą przedsiębiorców w skali kraju, najłatwiej jest skupić się na konkretnym przykładzie – czyli danym obszarze oraz charakteryzującym go rynku technologii sprzedaży. Weźmy zatem kasy fiskalne w Piasecznie oraz urządzenia rejestrujące dostępne w Warszawie. Połączenie to nie jest przypadkowe. Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na zakup wybranego modelu za pośrednictwem sklepu internetowego. Trudno się dziwić, skoro taka opcja oferuje wiele korzyści: możliwość zapoznania się z pełną ofertą dystrybutorów, porównania interesujących produktów czy zasięgnięcia rady u ekspertów, nie mówiąc już o oszczędności czasu na poszukiwaniach właściwego punktu handlowego czy udogodnieniach związanych z dostawą nabytego egzemplarza. Jeśli jednak nie chcemy obawiać się o późniejsze kwestie formalne – a raczej wolimy zadbać o spokojny, zgodny z terminami przebieg procedury instalacyjnej, jak również małe przerwy w pracy, wynikające z przeglądów technicznych bądź interwencji serwisu – to powinniśmy zdecydować się na dostawcę technologii sprzedaży z siedzibą firmy położoną jak najbliżej naszego przedsiębiorstwa.

Kierujmy się jednak zasadniczymi kwestiami, które wyróżniają dobrego dealera urządzeń fiskalnych. Chodzi tu o szeroki wybór modeli, ofertę składającą się z produktów od zaufanych producentów, a także o profesjonalne doradztwo i solidną opiekę serwisową. Dzięki temu będziemy pewni, że wybrana kasa fiskalna jest nie tylko zgodna z oczekiwaniami prowadzonego biznesu, ale i należy do sprawdzonych, wysokiej jakości produktów. Jeśli zaś chodzi o konkretne rozwiązania, na które powinniśmy zwrócić uwagę, to poszukiwania ich powinniśmy zacząć od określenia potrzeb działalności. Przemyślmy, jaki rodzaj przedsiębiorstwa reprezentujemy – co można powiedzieć o jego poziomie rozbudowania, zasobności asortymentu, trybie oraz warunkach pracy. Informacje te ułatwią znalezienie stosownych funkcjonalności, a w rezultacie – właściwego urządzenia fiskalnego.

Zanim przystąpisz do rejestrowania obrotu…

Jak już wspomnieliśmy, zakup odpowiedniej kasy fiskalnej to połowa sukcesu. Nie oznacza to jednak, że urządzenie jest gotowe do pracy. By tak się stało, musimy wpierw prawidłowo przejść procedurę instalacyjną, której integralną część stanowi rejestracja nabytego modelu. Jak to ogólnie wygląda?

Najpierw kontaktujemy się z właściwym Urzędem Skarbowy – przekazujemy mu (w formie pisemnej) tzw. zgłoszenie przedinstalacyjne, zawierające konkretne informacje. Są to m.in.: imię i nazwisko podatnika, NIP podatnika, liczba zaplanowanych urządzeń oraz adresy miejsc, w których zostaną one wdrożone, no i oczywiście termin samej instalacji. Dokument taki nie może wpłynąć później, niż 1 dzień przed koniecznym rozpoczęciem ewidencji obrotu. Później następuje faza fiskalizacji. Tej jednorazowej i nieodwracalnej w skutkach operacji może dokonać jedynie uprawniony serwisant. Ogólnie rzecz biorąc, polega ona na przełączeniu sposobu funkcjonowania urządzenia z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Gdy do tego dojdzie – możemy zacząć prowadzić sprzedaż i wystawiać paragony dla klientów. Od tej chwili bowiem wszystkie działania poczynione na kasie są w niej zapisywane. Na koniec trzeba powtórnie zawiadomić Urząd Skarbowy – za pomocą pisemnego zgłoszenia poinstalacyjnego – o wykonanej fiskalizacji. Dokument musi dotrzeć najpóźniej 7 dni od zrealizowania tej operacji. W odpowiedzi otrzymamy numer ewidencyjny do trwałego umieszczenia na obudowie urządzenia fiskalnego. Na tym etapie można uznać, że procedura instalacyjna dobiegła końca.