W dużej mierze rola, sposób pracy oraz zasady korzystania z kasy lub drukarki fiskalnej są jasne, precyzyjnie określone. Jednak pewne sytuacje sprzedażowe – choć wcale nie należą do rzadkości – we wspomnianym kontekście, w ujęciu prawa, okazują się niestandardowe. Oczywiście przepisy uwzględniają je, natomiast wymagają podjęcia nieco innych działań. W związku z czym przedsiębiorcy stosujący urządzenia rejestrujące nie zawsze wiedzą, jak postępować w takich okolicznościach. Przykład? Kwestia przyjmowania zwrotów i reklamacji wobec prowadzonej ewidencji obrotu.

„Fiskalne podejście” do sprawy reklamacji i zwrotów

Wbrew pozorom, jeśli chodzi o ewidencjonowanie obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego, nie wszystkim zadaniom, procesom i okolicznościom odpowiadają ściśle ustandaryzowane działania. Z drugiej strony nie oznacza to, że wspomniane zadania, procesy i okoliczności muszą okazać się wybitnymi „wyjątkami od wyjątków”. Wręcz przeciwnie – potrafią nieraz przydarzać się różnym przedsiębiorcom. Doskonałym przykładem takiej sytuacji jest poruszana w tym wpisie kwestia zwrotów towarów oraz reklamacji ich bądź świadczonych przez firmę usług. Takie przypadki nie są ani niczym nowym, ani szczególnie rzadkim – co pewien czas potrafią zachodzić w różnych branżach i działalnościach oraz z różnych powodów. Jednak nie przyczyna jest tu istotna, a raczej działania, jakie podejmuje się w podobnych okolicznościach. Cechą charakterystyczną kas i drukarek fiskalnych jest bowiem to, że trwale, nieodwracalnie zapisują w swojej pamięci wprowadzone dane, wykonane operacje oraz informacje o zarejestrowanych transakcjach. Oznacza to, że – podobnie jak w przypadku błędnie wystawionego paragonu nie da się takiej pomyłki „wymazać” – nie istnieje możliwość fiskalnego usunięcia czy skorygowania zwrotu bądź reklamacji za pomocą wspomnianych urządzeń. Z drugiej strony – fakt ten nie jest równoznaczny z możliwością zaniechania jakichkolwiek działań. Naprzeciw tej kwestii wychodzi treść Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z nią, podatnik ma obowiązek sporządzań dodatkową, osobną dokumentację dla takich przypadków. Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję transakcji związanych z częściowym lub całościowym przekazaniem kwoty należnej klientowi, wynikających np. ze zwrotu towaru bądź zareklamowania usługi.

Ewidencjonowanie zwrotów i reklamacji – czyli tak naprawdę co?

Nie bez powodu pojawiło się wcześniej określenie: „sporządzać”. Jak już bowiem mówiliśmy, nie chodzi o ewidencjonowanie zwrotów i reklamacji na kasie bądź drukarce fiskalnej (w tradycyjnym rozumieniu rejestrowania obrotu), gdyż to niemożliwe. Na czym więc polega to zadanie? Chodzi o sporządzanie notatek, które będą zawierały niezbędne (z punktu widzenia właściwych przepisów) informacje. Do nich należą np.: data sprzedaży towarów lub usług, ich nazwy i ewentualne opisy (zapewniające jednoznaczną identyfikację), wartość brutto towarów bądź usług zwracanych czy też reklamowanych oraz wysokość podatku należnego (w sytuacji oddania całej kwoty należnej, uzyskanej na drodze sprzedaży), a także wysokość zwracanej kwoty brutto i właściwa dla niej wysokość kwoty podatku należnego (gdy dochodzi do zwrotu części należności) czy termin dokonania samej operacji reklamacji bądź zwrotu. To nie wszystko. Do każdego takiego wpisu trzeba dołączyć dokument potwierdzający realizację konkretnej transakcji (zwykle: paragon fiskalny), jak również protokół przyjęcia zwrotu bądź reklamacji (podpisany przez obie strony). Więcej swobody przedsiębiorca posiada w kwestii gromadzenia opisywanej dokumentacji. Przepisy nie precyzują bowiem, w jakiej formie ma się to odbywać. Podatnik do tego celu równie dobrze może wykorzystać jakąś teczkę, osobny segregator lub inne tego typu rozwiązanie. Z pewnością jednak – im lepiej opisane, przechowywane i uporządkowane, tym łatwiejsze będzie korzystanie ze zgromadzonej dokumentacji. Czy to dla własnych celów, czy też z uwagi na ewentualny wgląd w ewidencję obrotu ze strony organów skarbowych.