Tradycyjna kopia paragonów to rozwiązanie technologiczne, które jest zazwyczaj stosowane w tańszych urządzeniach fiskalnych. A jak powszechnie wiadomo, wspomniane modele cieszą się w dzisiejszych czasach dużym zainteresowaniem polskich przedsiębiorców. Niemniej, przed zakupem kasy rejestrującej z kopią papierową z pewnością warto zapoznać się ze sposobem działania takiego modelu – przynajmniej w teorii.

Wybór kasy z kopią papierową

Już na wstępie zaznaczmy, że nie zamierzamy nikogo powstrzymywać przed zakupem kasy fiskalnej z papierową kopią paragonów. Urządzenia rejestrujące tego typu, podobnie jak modele zapisujące dane w formie elektronicznej, zapewniają rzetelne rejestrowanie obrotu. Co więcej, ich niewątpliwym atutem jest wspomniana już, niska cena. Pisząc wprost, za kasę z technologią tradycyjną zazwyczaj trzeba zapłacić mniej, niż za urządzenie z kopią elektroniczną. A to z pewnością bardzo ważny argument dla wielu polskich przedsiębiorców. Niemniej jednak, krajowi podatnicy powinni zdawać sobie sprawę z tego, jakie obowiązki towarzyszą stosowaniu kasy rejestrującej z kopią tradycyjną.

Przechowywanie zadrukowanych rolek

W jaki sposób działa urządzenie z tradycyjną kopią paragonów? Wyróżnikiem takiej kasy rejestrującej jest przede wszystkim obecność dwurolkowego mechanizmu drukującego. Omawiane tu urządzenie wystawia bowiem nie tylko paragony fiskalne dla klientów przedsiębiorstwa. Na drugiej rolce papieru termicznego umieszczanie są właśnie kopie tych dowodów sprzedaży. Natomiast obowiązkiem właściciela kasy fiskalnej jest staranne przechowywanie tej dokumentacji.

W przypadku papierowej kopii paragonów niezwykle ważne jest zadbanie o to, żeby zadrukowane rolki termiczne były czytelne nawet po wielu latach użytkowania urządzenia rejestrującego. Przepisy mówią jednoznacznie, że kopię każdego dowodu sprzedaży należy archiwizować przez co najmniej 5 lat. Co więcej, okres ten trzeba zawsze ustalać, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany paragon został wystawiony i wydany nabywcy.

Dlatego warto nie tylko korzystać z wysokiej jakości materiałów eksploatacyjnych – rolek papieru rekomendowanych przez producenta konkretnej kasy fiskalnej. Częstym zaleceniem, w przypadku urządzenia z tradycyjną kopią paragonów, jest przeznaczenie osobnego miejsca do składowania tak istotnej dokumentacji firmowej. Powinno ono być chłodne, suche i niedostępne dla światła słonecznego.