Nikt nie zaprzeczy, że wybór odpowiednich technologii handlowych jest niezwykle ważny. W końcu, od tej decyzji może zależeć skuteczność sprzedaży i wygoda naszej pracy. Niemniej, ze wskazanymi ostatecznie rozwiązaniami zawsze wiąże się jedna, nadrzędna kwestia. Prawidłowa ewidencja obrotu będzie możliwa dopiero wtedy, gdy poprawnie przejdziemy procedurę instalacyjną urządzenia fiskalnego. Na czym ona polega?

Na sam początek – zgłoszenie przedinstalacyjne

W rzeczywistości, cały proces instalacji urządzenia fiskalnego zaczyna się od…naszej inicjatywy. A konkretnie od pisemnego zawiadomienia, składanego Naczelnikowi właściwego Urzędu Skarbowego. Tak zwane zgłoszenie przedinstalacyjne musi zawierać najważniejsze wiadomości: imię i nazwisko (lub nazwę) podatnika, NIP podatnika, liczbę planowanych urządzeń i adresy miejsc, w których mają być one obsługiwane, oraz termin samej instalacji. To, czy zaniesiemy pismo osobiście, czy dostarczymy je drogą pocztową, zależy już od nas. Musimy jednak zadbać, aby odbyło się to nie później, niż jeden dzień przed datą rozpoczęcia ewidencji obrotu z wykorzystaniem kasy lub drukarki rejestrującej.

Fiskalizacja – najważniejszy etap

To w zasadzie kluczowy moment dla całego procesu instalacyjnego, bowiem to właśnie wtedy urządzenie jest przysposabiane do prawidłowego, zgodnego z prawem funkcjonowania. O wadze fiskalizacji świadczy również jej jednorazowość i nieodwracalność w przypadku każdej kasy lub drukarki. Dlatego zadania tego może się podjąć jedynie uprawniony serwisant, najczęściej pochodzący z firmy, u której zakupiliśmy nasz model. Zafiskalizowane urządzenie przestaje funkcjonować w trybie szkoleniowym – od tej pory wszystkie wykonane na nim operacje są zapisywane i świadczą o prawidłowości prowadzonej przez nas ewidencji. Zakończenie tego etapu pozwana nam też rozpocząć sprzedaż i wystawiać pierwsze paragony.

Zgłoszenie poinstalacyjne, numer ewidencyjny – nie zapomnij o nich!

O wykonanej fiskalizacji, najpóźniej 7 dni od jej przeprowadzenia, także należy poinformować właściwy Urząd Skarbowy. Zgłoszenie poinstalacyjne również ma formę pisemną i podobnie, jak poprzednio – może być dostarczone osobiście lub listownie (w drugim przypadku liczy się data na stemplu pocztowym). W odpowiedzi na nie US powinien przekazać nam numer ewidencyjny, świadczący o wprowadzeniu naszego urządzenia do katalogu. Numer ten trzeba trwale i w widocznym miejscu nanieść na obudowę zarejestrowanego modelu. I w zasadzie, na tym kończy się proces rejestracji oraz instalacji urządzenia fiskalnego.

Warto poprawnie spełnić wszystkie warunki tej procedury – nie tylko ze względu na obowiązujące przepisy, ale też i ulgę z tytułu zakupu pierwszego urządzenia fiskalnego. Dzięki temu mamy szansę odzyskać zwrot w wysokości nawet 90% wydanej kwoty (choć nie więcej, niż 700 zł), co z pewnością poprawi samopoczucie tym, którzy obawiają się wyższych kosztów na samym początku działalności handlowej.