Każdy przedsiębiorca zobligowany do rejestrowania sprzedaży towarów lub usług za pomocą urządzenia fiskalnego musi ewidencjonować obrót zgodnie z funkcjonującymi przepisami. Jednak nie tylko on wykonuje obowiązki z użyciem wspomnianej technologii. Bardzo często zdarza się, że to zatrudnieni przez niego pracownicy obsługują działające w firmie kasy lub drukarki fiskalne. A oni naturalnie też muszą przestrzegać zasad prowadzenia takiej ewidencji. Teraz też większy nacisk kładzie na tę kwestię nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Czym są obowiązkowe oświadczenia dotyczące zasad ewidencji?

Zazwyczaj obecność urządzenia fiskalnego w danej firmie to nie kwestia dowolności, a konieczności. A już na pewno nie należy swobodnie traktować obsługi tego typu technologii sprzedaży. Funkcjonują konkretne zasady dotyczące obsługi kas i drukarek fiskalnych oraz wykonywania zadań z nimi związanych. Wymogi te wynikają wprost z obowiązujących przepisów. Zatem aby prowadzić ewidencję obrotu zgodnie z prawem, trzeba te zasady znać i stosować się do nich.

Wielokrotnie jednak można spotkać się z sytuacją, że przedsiębiorcy osobiście nie pracują na co dzień z urządzeniami rejestrującymi. Albo że nie robią tego wyłącznie oni. Zwykle zatrudniają również pracowników, do których obowiązków należy realizacja transakcji przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej. Nierzadko więc podnoszona była kwestia odpowiedzialności za ewentualne błędy, niedopatrzenia czy zaniechania, związane z ewidencjonowania obrotu. Dlatego też została ona dodatkowo uregulowana przez Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Jak wynika z treści dokumentu, przedsiębiorca musi zapoznać swoich pracowników z zasadami obsługi przywołanych technologii oraz ewidencjonowania sprzedaży. Nie chodzi jednak o wszystkie, najdrobniejsze szczegóły, ale te ściśle powiązane z działaniami personelu i poprawnym rejestrowaniem obrotu. Przykładowo, pracownicy muszą zdawać sobie sprawę z tego, że każda transakcja musi zakończyć się bezwarunkowym, poprawnym wystawieniem paragonu oraz wydaniem go klientowi. A także wiedzieć, że nie wolno zastąpić takiego dokumentu innym, choćby popularnym wydrukiem z terminala płatniczego (w przypadku transakcji realizowanej bezgotówkowo). Bez względu na to bowiem, kto obsługiwał urządzenie fiskalne, zaniechanie wydania paragonu może prowadzić do konsekwencji prawnych oraz finansowych.

Zaznajomienie z zasadami ewidencjonowania sprzedaży musi koniecznie odbyć się zanim pracownicy faktycznie przystąpią do obsługi kas lub drukarek fiskalnych w danej firmie. Co więcej, nie wystarczy jedynie taką wiedzę przekazać. Fakt ten należy udokumentować, za sprawą wspomnianych, stosownych oświadczeń.

Na czym polegają oświadczenia dotyczące znajomości zasad ewidencji?

Przedsiębiorca powinien przygotować stosowny dokument w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jak nietrudno się domyślić, finalnie jeden trafi do niego, natomiast drugi do danego pracownika. Oświadczenie informuje o zapoznaniu osoby zatrudnionej z zasadami dotyczącymi poprawnego ewidencjonowania obrotu z zastosowaniem urządzenia rejestrującego. Dokument zawiera istotne szczegóły dotyczące jego sporządzenia (np. datę i miejsce), a także przedsiębiorcy i pracownika. Oba egzemplarze muszą zostać podpisane przez obie strony. Taką procedurę należy przeprowadzić w przypadku każdej zatrudnionej osoby, która będzie obsługiwała urządzenia rejestrujące (podkreślmy raz jeszcze: przed przystąpieniem do korzystania z tych technologii sprzedaży). Natomiast zarówno obowiązujące zasady ewidencji obrotu, które trzeba znać, jak i konsekwencje ich nieprzestrzegania czy sam wzór oświadczenia – wszystko to można znaleźć w załączniku nr 1 do przywołanego Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.