Jedni przedsiębiorcy znają je dobrze z własnego doświadczenia, innym znów – planującym zakup kas lub drukarek fiskalnych – przyjdzie się z nimi zmierzyć. Mowa o zasadniczych, obowiązkowych kwestiach, dotyczących prowadzenia ewidencji obrotu przy użyciu urządzeń rejestrujących. A do nich z pewnością zalicza się instalacja wspomnianych technologii sprzedaży, która pozostaje równie istotna bez względu na to, czy chodzi o modele starszego typu, czy komunikujące się przez internet z CRK. Trzeba jednak zaznaczyć, że w przypadku tych drugich procedura wygląda nieco inaczej. Co się zmieniło w przypadku wdrażania kas i drukarek online?

Procedura wdrażania dotychczasowych urządzeń fiskalnych

Niejeden podatnik staje przed koniecznością zakupu kasy bądź drukarki fiskalnej, aby móc zgodnie z przepisami prowadzić sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych. I szybko zdaje sobie sprawę, że samo nabycie odpowiedniej technologii nie załatwia jeszcze sprawy. Może ona bowiem posłużyć do prawidłowej ewidencji obrotu tylko wtedy, jeśli wpierw zostanie poprawnie zainstalowana. Procedura wdrażania tych rozwiązań jest obowiązkowa i ma konkretny przebieg.

Instalacja urządzeń rejestrujących starego typu była ujednolicona, bez względu na ich typ. Nie miało to znaczenia, czy mówimy o kasach, czy o drukarkach fiskalnych, z papierową bądź elektroniczną kopią paragonów. W przypadku tych modeli koniecznością otwierającą procedurę instalacyjną był kontakt z właściwym Urzędem Skarbowym. Chodzi o rejestrację urządzenia fiskalnego za sprawą tzw. zgłoszenia przedinstalacyjnego – czyli pisemnego, zawierającego odpowiednie informacje o podatniku dokumentu, który musiał trafić do US we właściwym terminie. Później przychodził moment kluczowy, czyli interwencja uprawnionego serwisanta. Fiskalizacja – bo o tym zasadniczym działaniu mowa – mogła być przeprowadzona wyłącznie przez niego. Co więcej, operacja ta miała charakter jednorazowy, nieodwracalny. Ogólnie mówiąc, polegała na „przełączeniu” sposobu funkcjonowania kasy lub drukarki rejestrującej z trybu szkoleniowego (umożliwiającego nieskrępowane obsługiwanie urządzenia w celu nauki korzystania z niego) na tryb fiskalny. Po ukończeniu wspomnianej operacji technologia zaczynała trwale rejestrować w swej pamięci dokonywane na niej działania. A także umożliwiała prowadzenie sprzedaży towarów lub usług oraz wystawianie dla klientów detalicznych obowiązkowych paragonów. To jednak nie wszystko. Przedsiębiorca był zobowiązany do kolejnego kontaktu z Urzędem Skarbowym, a konkretnie złożenia dodatkowego, pisemnego zgłoszenia poinstalacyjnego (które również musiało wpłynąć w odpowiednim terminie). W odpowiedzi na nie uzyskiwał numer ewidencyjny, potwierdzający zakończenie procedury rejestracyjno-instalacyjnej. Ten numer trzeba było też trwale nanieść na obudowę urządzenia fiskalnego.

Instalowanie kas i drukarek online – co się zmieniło?

Aby najkrócej określić zmiany w zakresie tego zagadnienia w kontekście urządzeń rejestrujących online, należałoby powiedzieć: wiele kwestii zostało uproszczonych, jednak pojawiły się też nowe wymagania. Jednak co to konkretnie oznacza? Co do uproszczeń, różne zadania podlegają unowocześnieniu i automatyzacji. Choć zasady związane z fiskalizacją pozostałą praktycznie te same i równie ważne – do wielu istotnych działań dochodzi już w momencie pierwszego połączenia kasy bądź drukarki online z Centralnym Repozytorium Kas. Urządzenie zostaje wpisane do właściwego rejestru, a także otrzymuje indywidualny harmonogram transmisji danych do Ministerstwa Finansów oraz numer ewidencyjny. Z jakimi udogodnieniami się to wiąże? Podatnik nie musi już kontaktować się z Urzędem Skarbowym, składając kolejne, pisemne zgłoszenia przed- i poinstalacyjne. Znika też konieczność czekania na numer ewidencyjny – w zasadzie od razu można przystąpić do pracy, bez obaw, czy cała procedura zostanie pomyślnie ukończona. A mniej niezbędnych formalności to zawsze dobra wiadomość.

Z drugiej strony, tak jak wspomnieliśmy – fiskalizacja pozostaje kluczowym działaniem w procedurze instalacyjnej, również w przypadku modeli online. Bez wykonania jej przez uprawnionego serwisanta prowadzenie sprzedaży towarów lub usług zgodnie z prawem oraz wystawianie paragonów okaże się niemożliwe. Tymczasem tutaj w przypadku fiskalizacji zasadniczą kwestią jest połączenie internetowe z CRK, co ma skutkować późniejszym, automatycznym i systematycznym transmitowaniem przez urządzenie niezbędnych danych. Zatem już w momencie instalacji technologii sprzedaży przedsiębiorca musi zapewnić dostęp do sieci. Bez możliwości połączenia z internetem poprawne przejście tej procedury stanie się niewykonalne. Natomiast warto zaznaczyć, że dostępne na rynku urządzenia fiskalne online pozwalają dziś na różne opcje uzyskania tej komunikacji. Przez port USB i dostęp do komputera połączonego z siecią, interfejs typu Ethernet (LAN) czy nawet bezprzewodowe rozwiązania komunikacyjne, takie jak moduł Wi-Fi.