Kiedy proces instalacyjny urządzenia fiskalnego dobiegnie końca, jesteśmy gotowi do prawidłowej rejestracji sprzedaży. Jednak fiskalizacja to nie koniec naszych zobowiązań – w trakcie użytkowania kasy czy drukarki musimy pamiętać o kilku wymogach, jak wydawanie klientom paragonów i przechowywanie ich kopii, wykonywanie raportów dobowych oraz miesięcznych czy posiadanie poprawnie wypełnionej książki serwisowej. Czym ona jest? I dlaczego ma aż takie znaczenie? Oto garść przydatnych informacji.

Czym jest i co zawiera?

Książka serwisowa to coś w rodzaju „paszportu”, który otrzymujemy przy zakupie kasy bądź drukarki fiskalnej. Zawiera ona wszystkie istotne informacje na temat naszego urządzenia oraz związanych z nim prac serwisowych. Zatem znajdziemy tam przede wszystkim:

• szczegółowe dane dotyczące naszego egzemplarza, takie jak nazwa, model, numer fabryczny i numer unikatowy
• dane producenta
• adres firmy, która wykonała fiskalizację urządzenia
• dane serwisanta podstawowego i rezerwowego (zazwyczaj firma, u której kupiliśmy urządzenie fiskalne, jest również odpowiedzialna za jej serwis)

Użycie i przechowywanie

Istnieje obowiązek przechowywania książki serwisowej w miejscu, w którym korzystamy z urządzenia fiskalnego. W dodatku – przez cały okres jego użytkowania. Gdy zajdzie taka potrzeba, musimy okazać ją organom skarbowym bądź serwisantowi. Wszystkie interwencje serwisu powinny zakończyć się umieszczeniem w książce zapisu, informującego o dokonanych czynnościach. Najczęściej, podczas kontroli, osoby z ramienia Urzędu Skarbowego dokładnie sprawdzają prawidłowość wszystkich wpisów oraz to, czy żadnego nie brakuje. Należy również pamiętać o tym, że książkę serwisową trzeba przechowywać jeszcze przez okres 5 lat od momentu zakończenia pracy z wykorzystaniem związanego z nią urządzenia fiskalnego.

Brak książki oraz jej duplikat

W przypadku zgubienia lub zniszczenia książki serwisowej, trzeba niezwłocznie powiadomić o tym (pisemnie) Urząd Skarbowy. Następnie powinniśmy zgłosić się do producenta naszej kasy bądź drukarki rejestrującej z prośbą o wydanie kopii książki serwisowej. Warto zrobić to jak najszybciej, gdyż nieposiadanie tak ważnego dokumentu może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami: utratą ulgi za nabycie urządzenia fiskalnego (gdy podczas kontroli organów skarbowych nie będziemy mogli udowodnić, że zostały przeprowadzone wszystkie, obowiązkowe przeglądy techniczne), zakwestionowaniem prawidłowego ewidencjonowania obrotu i odprowadzania należnych podatków, czy też brakiem zgody ze strony serwisu na konserwację lub naprawę urządzenia.

Jak sami widzimy – lepiej jest zadbać o właściwe wypełnianie oraz przechowywanie książki serwisowej w bezpiecznym miejscu naszej firmy.

Źródło: www.pckf.pl