Za wyborem danego urządzenia fiskalnego, w zależności od przedsiębiorcy, kryją się różne motywacje. Jedni poszukują modelu jak najtańszego. Drugim zależy na konstrukcji o niewielkich rozmiarach. Jeszcze inni celują w zaawansowane technologie sprzedaży, wyposażone w nowoczesne rozwiązania – takie, jak elektroniczna kopia. Na czym polega jej atrakcyjność? Co ma do zaoferowania użytkownikowi?

Elektroniczna kopia paragonów, o której mowa, powoli staje się kolejnym standardem powstających technologii handlowych. Nie ma w tym nic dziwnego – to nie tylko nowa, dodatkowa funkcja, ale wręcz znak czasu, owoc postępującej cyfryzacji i miniaturyzacji. Ponadto, oferuje korzyści w różnych aspektach prowadzenia sprzedaży. A zatem przyjrzyjmy się tym zaletom wspólnie.

Czego dotyczy, czyli o obowiązkach przedsiębiorców

Coraz więcej przedsiębiorców jest zobligowanych do prowadzenia ewidencji obrotu przy użyciu urządzenia fiskalnego. Dlatego w ich przypadku zakup kasy bądź drukarki, jej rejestracja oraz instalacja, to podstawa. Tu jednak obowiązki się nie kończą. W trakcie prowadzenia działalności handlowej sprzedawca musi przestrzegać kilku reguł: zgłaszać swoje urządzenie na przeglądy techniczne, wykonywać raporty dobowe i miesięczne, a także przechowywać kopie wystawionych paragonów.

Dane o zarejestrowanych transakcjach należy przechowywać przez okres 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym paragon został wystawiony). Tak samo jest w przypadku zakończenia pracy z urządzeniem fiskalnym. Zaś niedostosowanie się do tych wymogów może się spotkać z przykrymi konsekwencjami ze strony organów skarbowych.

Dawniej i teraz, czyli różne możliwości w tym samym aspekcie

Kiedyś sprawa była jasna – bo istniał tylko jeden rodzaj mechanizmu drukującego w urządzeniach fiskalnych, a więc i jeden sposób na realizację wymogu postawionego przez Ministerstwo Finansów. W tradycyjnym rozwiązaniu biorą udział 2 rolki papieru termoczułego. Na jednej wystawiane są paragony, które następnie sprzedawca przekazuje swoim klientom. W tym samym czasie, na drugiej drukowana jest kopia tych rachunków. W rezultacie, należało co jakiś czas instalować nowe rolki, zaś też zapełnione – przechowywać w jak najbezpieczniejszych warunkach (ze względu małą wytrzymałość wydruków, które miały zapewnić czytelność danych przez kolejne lata).

Wszyscy przedsiębiorcy postępowali tak samo, aż pojawiła się nowa możliwość – elektroniczna kopia paragonów. Urządzenie fiskalne, wyposażone w tę opcję, umieszcza informacje o zarejestrowanych transakcjach na karcie pamięci (zazwyczaj SD lub microSD), w formie cyfrowej. To nowoczesne, a zarazem proste i zrozumiałe jak na dzisiejsze czasy rozwiązanie, wiąże się z różnymi korzyściami.

3 x oszczędność, czyli zalety nowego rozwiązania

Po pierwsze, elektroniczna kopia – jako że korzysta w danej chwili z tylko jednej rolki papieru – umożliwia zmniejszenie konstrukcji całego urządzenia. Oznacza to, że kasa bądź drukarka fiskalna, dysponująca nowoczesnymi funkcjami, może zajmować jeszcze mniej miejsca na stanowisku pracy, a nawet – doskonale sprawdzać się w sprzedaży mobilnej. To także jednoczesne uproszczenie mechanizmu drukującego, zapewniające szybszą i łatwiejszą instalację papieru.

Po drugie, używanie jednej rolki, jedynie do wystawiania paragonów dla klientów, to oczywiste obniżenie kosztów eksploatacji urządzenia fiskalnego. Zatem, jeśli nawet dokonujemy zakupu droższej kasy lub drukarki, po pewnym czasie zwraca nam się ten koszt w postaci pieniędzy oszczędzonych na papierze termoczułym.

Po trzecie – oszczędzamy sobie nerwów i kłopotów, zamieniając niewygodne gromadzenie wielu papierowych wydruków na niedużą, standardową kartę pamięci (która starcza średnio na 4-5 lat pracy urządzenia fiskalnego). Co więcej, archiwizacja danych na komputerze, czy też dodatkowe ich zabezpieczenie na innych nośnikach (takich, jak pendrive, dysk zewnętrzny bądź płyta DVD), jest niezwykle proste i nie zajmuje dużo czasu. A to również oszczędność czasu i wysiłków.

Jak widać, zapis kopi paragonów w formie cyfrowej ma wiele zalet, zahaczających o różne aspekty prowadzenia działalności handlowej. Nic więc dziwnego, że coraz bardziej staje się naturalnym elementem współczesnych technologii sprzedaży.