Przedsiębiorca wykonuje szereg działań z wykorzystaniem urządzenia rejestrującego, które w znacznej części polegają na jednej, zasadniczej kwestii. Czyli prowadzeniu dokumentacji poświadczającej, że ewidencja obrotu i uiszczanie należnego podatku VAT przebiega bez zarzutu. Dlatego oczywiste jest, że na wydrukach takich jak paragon, nie mogą znajdować się błędy. Jednak mniej oczywiste staje się to, co trzeba zrobić, gdy już zajdzie taka sytuacja.

Ewidencja pomyłek na paragonach… prowadzona osobno

Podatnik jest tylko człowiekiem. I ma prawo popełnić błąd, który ostatecznie znajdzie się na paragonie fiskalnym. Rzecz w tym, że nie ma prawa tego tak zostawić. Paragony fiskalne (podobnie jak ich kopie), w przyszłości także elektroniczne, to w istocie bardzo ważne dokumenty. Co więcej, nie tylko dla przedsiębiorcy i organów skarbowych, ale również dla samego klienta. To właśnie na ich podstawie nabywcy mogą korzystać ze swoich praw konsumenckich, chociażby w przypadku zwrotu towaru czy reklamacji usług. Ale co jeśli już przydarzy się taka pomyłka? W końcu urządzenia rejestrujące są tak skonstruowane, że nie mogą „wycofać” wystawionego paragonu ani go „skasować”. Wszystkie operacje trwale zapisują się w pamięci fiskalnej. Zatem jakie kroki musi podjąć podatnik? Rozwiązanie jest jedno: prowadzenie odrębnej ewidencji pomyłek na paragonach. Na czym ono polega?

O wymogach i dowolności w tego typu dokumentacji

Przepisy jasno mówią, że przedsiębiorca ma obowiązek sporządzania osobnej ewidencji, w której wyszczególnione zostaną wszystkie przypadki wystawienia paragonów z błędami. Mówiąc dokładniej, chodzi o wykonywanie notatek, które będą zawierały odpowiednie informacje. W każdym takim wpisie musi się znaleźć między innymi opis okoliczności, w jakich doszło do pomyłki, a także kwota brutto z zaistniałej wtedy transakcji i wysokość należnego podatku VAT. Jak zapewne nietrudno się domyślić, do każdej notatki musi był dołączony paragon fiskalny, o którym mowa. I w gruncie rzeczy…to tyle. Bowiem sposób, w jaki będziemy przechowywać tę dokumentację, zależy już od przedsiębiorcy. W obowiązujących przepisach nie są podane dokładne wytyczne czy obostrzenia, związane z tą kwestią. Podatnik ma tu pewnego rodzaju dowolność, więc warto, by zdecydował się na rozwiązania, które z jednej strony okażą się dla niego najwygodniejsze, a z drugiej – zapewnią porządek prowadzenia ewidencji pomyłek na paragonach oraz gromadzenia informacji. Może być do tego użyty oddzielny zeszyt czy segregator albo i odrębna teczka. Ponadto, ład w dokumentacji przysłuży się podatnikowi także wtedy, gdy będzie musiał skorzystać z niej np. w zestawieniu z księgą przychodów i rozchodów. Podsumowując – prowadzenie ewidencji błędnie wystawionych paragonów nie jest trudne, a nawet pozostawia przedsiębiorcy odrobinę swobody. Jednak jej realizacja należy do bezwzględnych obowiązków podatnika.